GoBD-Zertifizierung von Odoo: Was Unternehmen wissen müssen

Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) stellen seit Jahren eine zentrale rechtliche Grundlage für die digitale Buchführung in Deutschland dar. Wer eine Business-Software wie Odoo nutzt, steht früher oder später vor der Frage: Ist Odoo GoBD-zertifiziert? Und falls nicht – was bedeutet das für mein Unternehmen? In diesem Artikel beleuchten wir den aktuellen Stand rund um die GoBD-Zertifizierung von Odoo, was Unternehmen beachten müssen und welche Maßnahmen zur GoBD-konformen Nutzung notwendig sind.

GoBD-Zertifizierung: Was sind die GoBD?

Die GoBD wurden vom Bundesministerium der Finanzen (BMF) formuliert. Sie definieren Anforderungen an die IT-gestützte Buchführung. Im Fokus stehen unter anderem:

• Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit

• Unveränderbarkeit von Daten

• Zeitgerechte Erfassung

• Ordnungssystematik

• Aufbewahrungspflichten (z. B. 6 oder 10 Jahre)

• Zugriffsmöglichkeiten für Betriebsprüfungen (Z1-, Z2-, Z3-Zugriff)
  

Eine Business-Software muss also sicherstellen, dass für die Buchhaltung relevante Daten revisionssicher gespeichert werden. Außerdem ist eine zuverlässige Dokumentation dieser Daten erforderlich. Zusätzlich muss das System gewährleisten, dass die Daten bei Bedarf exportiert werden können.

Verfügt Odoo über eine GoBD-Zertifizierung?

Kurz gesagt: Nein, Odoo besitzt keine offizielle GoBD-Zertifizierung. Der Grund liegt nicht zwangsläufig in fehlender Funktionalität. Es liegt vielmehr an der Art des Produkts: Odoo ist eine modulare, quelloffene Business-Software mit hoher Flexibilität. Die GoBD-Zertifizierung betrifft nicht das System allein, sondern das Zusammenspiel von Software, Konfiguration, Prozessen und organisatorischen Maßnahmen im Unternehmen. Eine Zertifizierung wäre folglich nur für eine konkrete, individuell konfigurierte Instanz von Odoo möglich – was angesichts der hohen Anpassbarkeit nicht praktikabel ist.

Was bedeutet die fehlende GoBD-Zertifizierung für Odoo-Nutzer?

Eine GoBD-konforme Nutzung von Odoo ist auch ohne Zertifizierung möglich. Voraussetzung dafür ist, dass bestimmte Bedingungen erfüllt sind. Im Folgenden werden die zentralen Anforderungen dargestellt.

Revisionssichere Datenhaltung

Odoo muss so eingerichtet sein, dass Buchungsdaten nachträglich nicht ohne Protokollierung geändert werden können. Nur so ist eine revisionssichere Datenhaltung gewährleistet. Ein Änderungsprotokoll (Audit Log) ist notwendig – in Odoo Enterprise z. B. über das Modul „Audit Log“.

Zeitgerechte Erfassung und Ordnungssystematik

Die Buchhaltung sollte zeitnah erfolgen. Das bedeutet, dass Belege möglichst unmittelbar ins System gelangen, verbucht und dokumentiert werden. Eine klare Zuordnung von Belegen zu Geschäftsvorfällen (z. B. per OCR, E-Mail-to-Invoice etc.) ist wichtig.

Unveränderbarkeit und Archivierung

Dokumente (z. B. Rechnungen, Angebote) müssen unveränderbar archiviert werden – idealerweise in einem Odoo Dokumentenmanagementsystem (DMS) mit rechtssicherer Ablage. Nur so ist sichergestellt, dass sie den GoBD-Anforderungen genügen. Das DMS kann durch externe Tools wie Dokumenten-Archivierungssysteme mit GoBD-konformer Speicherung ergänzt werden (z. B. ecoDMS, d.velop etc.).

Zugriffsrechte und Prüfzugriff

Eine saubere Benutzer- und Rechteverwaltung ist Pflicht. Sie stellt sicher, dass nur berechtigte Personen Zugriff auf relevante Daten erhalten. Für Betriebsprüfungen muss ein GDPdU-Export bzw. Z3-Zugriff bereitgestellt werden. Add-ons oder Partnerlösungen ermöglichen z. B. die Erstellung von IDEA-kompatiblen Datenexporten (IDEA = Interactive Data Extraction and Analysis).

Best Practices: Konformität trotz fehlender GoBD-Zertifizierung in Odoo

Um Odoo GoBD-konform zu nutzen, empfehlen sich folgende Schritte:

• Dokumentation:
  Alle Prozesse zur Belegverarbeitung, Archivierung und Buchung müssen schriftlich dokumentiert sein.
• Verfahrensdokumentation:
  Erstellen Sie eine vollständige Verfahrensdokumentation nach GoBD-Richtlinien.
• Audit Trail aktivieren:
  Nutzen Sie das Audit-Modul, um Änderungen an Buchhaltungsdaten zu protokollieren.
• Rechtekonzept implementieren:
  Verwenden Sie die rollenbasierte Benutzerverwaltung und beschränken Sie Änderungsmöglichkeiten gezielt durch Sperrfunktionen.
• Externe Archivierung:
  Integrieren Sie ein zertifiziertes Dokumentenarchiv zur Belegsicherung.
• GDPdU-Export ermöglichen:
  Dies ist durch Partnerlösungen oder Eigenentwicklungen realisierbar.

Konforme Nutzung von Odoo auch ohne GoBD-Zertifizierung

Auch wenn Odoo nicht offiziell GoBD-zertifiziert ist, können Unternehmen durch geeignete Konfiguration und organisatorische Maßnahmen eine GoBD-konforme Nutzung sicherstellen. Es kommt nicht nur auf die Software an, sondern auf das Zusammenspiel aus Technik, Prozessen und Dokumentation. Wer Odoo in Deutschland einsetzt, sollte sich frühzeitig mit dem Thema befassen – idealerweise mit Unterstützung eines Odoo-Partners mit GoBD-Erfahrung, um Risiken bei Betriebsprüfungen zu vermeiden.