GoBD-konforme Buchführung mit Odoo: Was Unternehmen wissen sollten

Die GoBD – also die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff – bilden die rechtliche Basis für die digitale Buchführung in Deutschland. Wer eine moderne Business-Software wie Odoo einsetzt, kann sich auf eine starke Grundlage verlassen: Seit Version 18 wurde der Standardumfang von Odoo durch unabhängige Wirtschaftsprüfer nach IDW PS 880 geprüft und als GoBD-konform bestätigt. Das gibt Unternehmen die Sicherheit, ihre Buchhaltungsprozesse digital, effizient und rechtskonform zu gestalten – mit einer flexiblen Lösung, die sich nahtlos an individuelle Anforderungen anpassen lässt.

GoBD: Das bedeutet es für die digitale Buchführung

Die GoBD beschreiben, wie digitale Buchführungsprozesse gestaltet sein müssen, damit sie den Anforderungen des Finanzamts standhalten. Die wichtigsten Punkte im Überblick:

• Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit

• Unveränderbarkeit von Daten

• Zeitgerechte Erfassung von Geschäftsvorfällen

• Systematische Organisation der Belege

• Langfristige Archivierung (6–10 Jahre)

• Zugriffsmöglichkeiten für Betriebsprüfungen (Z1–Z3)

Eine GoBD-konforme Business-Software unterstützt Unternehmen genau dabei – vorausgesetzt, sie wird fachgerecht eingerichtet und im Alltag konsequent genutzt.

Odoo Version 18: Geprüft und GoBD-konform

Mit Odoo setzen Unternehmen auf eine moderne, modulare Business-Software, deren Version 18 von unabhängigen Wirtschaftsprüfern erfolgreich nach dem Prüfungsstandard IDW PS 880 testiert wurde. Diese Prüfung bestätigt: Odoo erfüllt die Anforderungen der GoBD, wenn die Business-Software sachgerecht konfiguriert und betrieben wird.

Wichtig ist dabei: Die geprüfte GoBD-Konformität gilt für den Standardumfang der Software. Solange Unternehmen diesen nutzen, ist keine zusätzliche Prüfung erforderlich. Werden jedoch individuelle Anpassungen vorgenommen – etwa durch eigene Module, zusätzliche Erweiterungen oder tiefgreifende Prozessveränderungen –, müssen diese Änderungen im Hinblick auf ihre Auswirkungen auf die GoBD-Konformität gesondert bewertet werden. In vielen Fällen genügt eine ergänzende Verfahrensdokumentation, um den gesetzlichen Anforderungen gerecht zu werden.

So bleibt die Nutzung von Odoo nicht nur flexibel, sondern auch rechtskonform – unabhängig davon, ob mit Standardfunktionen oder individuellen Erweiterungen gearbeitet wird.

So setzen Unternehmen Odoo GoBD-konform ein

Revisionssichere Datenhaltung

Buchungen müssen nachvollziehbar und unveränderbar gespeichert werden. In Odoo Enterprise kann hierfür das Modul „Audit Log“ genutzt werden, das alle Änderungen lückenlos protokolliert.

Zeitgerechte Erfassung

Geschäftsvorfälle sollten möglichst zeitnah ins System eingepflegt werden. Automatisierte Belegverarbeitung, OCR-Technologien und E-Mail-to-Invoice-Funktionen helfen, diesen Prozess effizient und regelkonform umzusetzen.

Rechtssichere Archivierung

Dokumente wie Rechnungen oder Angebote müssen unveränderbar archiviert werden. Odoo bietet mit dem integrierten Dokumentenmanagementsystem (DMS) bereits starke Funktionen – bei Bedarf lässt sich die Archivierung durch externe, GoBD-konforme Systeme wie ecoDMS oder d.velop ergänzen.

Benutzerrechte und Datenzugriff

Ein strukturiertes Rechtekonzept sorgt dafür, dass nur berechtigte Personen auf buchhaltungsrelevante Daten zugreifen können. Für Betriebsprüfungen muss ein Z3-Zugriff (GDPdU-Export) bereitgestellt werden – z. B. über Partnerlösungen oder Add-ons.

Checkliste für eine GoBD-konforme Nutzung von Odoo

• Verfahrensdokumentation erstellen: Dokumentieren Sie alle buchhaltungsrelevanten Abläufe.

• Audit Trail aktivieren: Nutzen Sie die Protokollierung von Änderungen an Buchhaltungsdaten.

• Rechteverwaltung nutzen: Rollenbasiertes Zugriffsmanagement schützt sensible Daten.

• Archivierung absichern: Ergänzen Sie bei Bedarf ein externes DMS für Langzeitarchivierung.

• Z3-Export einrichten: Für Betriebsprüfungen sollte ein GDPdU-konformer Export möglich sein.

GoBD-Konformität mit Odoo – zuverlässig und zukunftssicher

Mit Odoo ab Version 18 verfügen Unternehmen über eine GoBD-konforme Business-Software, die moderne Buchhaltungsprozesse flexibel unterstützt – und gleichzeitig die rechtlichen Anforderungen erfüllt. In Kombination mit einer durchdachten Konfiguration und klar dokumentierten Abläufen ist Odoo die ideale Lösung für Unternehmen, die Digitalisierung und Compliance in Einklang bringen wollen. Die richtige Nutzung macht den Unterschied – und sorgt für eine revisionssichere, transparente und effiziente Buchführung, die auch im Rahmen von Betriebsprüfungen überzeugt.