Odoo statt DATEV: Mehr Effizienz im Mahnwesen

In vielen Unternehmen läuft das Mahnwesen noch über DATEV – ein bewährtes, aber oft starr strukturiertes System. Doch immer mehr Betriebe erkennen das Potenzial moderner Business-Software wie Odoo. Die Umstellung des Mahnprozesses von DATEV auf Odoo bringt nicht nur technische Neuerungen mit sich, sondern ermöglicht echte Effizienzgewinne. So war es auch bei einem unserer mittelständischen Kunden im Bereich der IT-Dienstleistungen.

Warum Sie das Mahnwesen in Odoo nutzen sollten

Odoo bietet eine integrierte Plattform, die das Mahnwesen nahtlos in andere Geschäftsprozesse einbindet. Die Vorteile im Überblick: 

• Zentrale Datenbasis: Alle Kunden-, Rechnungs- und Mahndaten sind in Odoo direkt in den Apps CRM, Projekt, Kundendienst oder Verkauf verknüpft. 
• Automatisierte Mahnprozesse: Odoo erkennt verspätete Zahlungen automatisch und ermöglicht das Planen und Versenden von Mahnungen basierend auf der Anzahl der überfälligen Tage. 
• Transparenz: Jeder Schritt im Mahnprozess ist für alle Beteiligten nachvollziehbar dokumentiert. 
• Individuelle Mahnstufen: Es kann frei entschieden werden, was wann passiert: Ob eine freundliche Erinnerung nach 7 Tagen oder ein klarer Ton nach 30 Tagen – alles ist frei konfigurierbar.​
  

Mahnwesen in Odoo: Ein Beispiel aus der Praxis

Ein mittelständisches IT-Dienstleistungsunternehmen hat das Mahnwesen von DATEV zu Odoo migriert. Vorher verschickte die Buchhaltung Mahnungen manuell, was diesen Prozess aufwendig machte. Heute laufen Mahnungen automatisiert: Odoo prüft die offenen Posten und versendet Zahlungserinnerungen per E-Mail an die Kunden. Die Buchhaltung spart Zeit, die offenen Forderungen sind besser im Blick und der Vertrieb erhält eine direkte Rückmeldung zu seinen Kunden.

So richten Sie das Mahnwesen in Odoo ein

Die Einrichtung in Odoo ist intuitiv, flexibel und schnell gestaltet: 

1. Mahnstufen konfigurieren 
   Navigieren Sie zu Buchhaltung → Konfiguration → Mahnstufen. Dort legen Sie neue Stufen an oder bearbeiten bestehende Stufen. Sie bestimmen, nach wie vielen Tagen eine Mahnung verschickt wird und welche Aktion dabei ausgelöst wird – zum Beispiel ein E-Mail-Versand oder eine interne Aufgabe. 
2. Benachrichtigungen einrichten 
   Im Reiter Benachrichtigung wählen Sie aus, wie Sie Ihre Kunden erinnern: per E-Mail, Brief oder SMS. Sie können die Inhalte mithilfe von Vorlagen anpassen – passend zum Tonfall und zur Mahnstufe. 
3. Aktivitäten planen 
   Im Reiter Aktivität definieren Sie automatische Folgeaktionen – beispielsweise kann Odoo eine Aufgabe für Ihr Team erstellen, wenn eine bestimmte Mahnstufe erreicht ist. 
4. Überfällige Rechnungen im Blick behalten 
   In der Kundenübersicht filtern Sie gezielt nach offenen Rechnungen oder Kunden mit Mahnstatus. So können Sie schnell reagieren und die nächsten Schritte direkt aus Odoo heraus einleiten.
   

FAQ zur Nutzung des Mahnwesens in Odoo

Können Mahngebühren in Odoo konfiguriert werden? 

Mahngebühren sind in Odoo leider nicht konfigurierbar. Es bleibt jedoch die Möglichkeit, dies textlich in die Mailvorlagen einzuarbeiten. 

Können Kunden vom automatischen Mailversand ausgeschlossen werden? 

Ja, denn für den automatischen Versand müssen sowohl die Mahnstufen auf automatisch gestellt als auch die Kunden direkt in den Mahnberichten aktiviert werden. Sprich: Ist eine der beiden Seiten nicht auf „automatisch“ gestellt, werden diese Kunden im automatischen Mahnlauf übersprungen. 

Wie kann ich Mahnungen zusätzlich manuell versenden? 

Dazu einfach in der Listenansicht die gewünschten Mahnungen markieren und auf „Aktion“ > „Automatische Mahnungen verarbeiten“ klicken. 

Wie kann ich den Absender der Mahnung ändern? 

Dazu im Mahnbericht des Kontakts den Verantwortlichen anpassen.

Mahnwesen mit Odoo – einfach, schnell, automatisiert

Mit Odoo machen Sie Ihr Mahnwesen schlanker. Sie automatisieren Abläufe, verbessern die Kommunikation mit Ihren Kunden und sorgen dafür, dass Rechnungen schneller bezahlt werden. Und das Beste: Sie behalten jederzeit die volle Kontrolle.