Hinz&Kunzt ist weit mehr als ein Hamburger Straßenmagazin: Das gemeinnützige Unternehmen schafft Verdienstmöglichkeiten, bietet Unterstützung und bringt Menschen zusammen. Hinter dieser sozialen Mission stehen jedoch zahlreiche organisatorische Prozesse – vom Zeitungsverkauf über die Begleitung der Verkäufer durch Sozialpädagogen bis hin zu Buchhaltung, Abonnements und digitalen Zahlungen. Mit der Einführung von Odoo hat Hinz&Kunzt zuvor verteilte Abläufe in einem zentralen System zusammengeführt. Gemeinsam mit Intero Technologies entstand dabei eine Lösung, die Standardprozesse mit individuell entwickelten Funktionen verbindet.

Hinz&Kunzt: Straßenmagazin und Hilfe zur Selbsthilfe

Die Hinz&Kunzt gemeinnützige Verlags- und Vertriebs GmbH mit Sitz in Hamburg gibt monatlich das Straßenmagazin Hinz&Kunzt heraus. Professionelle Journalisten und Gestalter produzieren das Magazin, das sich mit Sozialpolitik, Kultur und dem Leben in Hamburg beschäftigt. Dabei macht es auch auf die Situation wohnungsloser Menschen aufmerksam.

Das Verkaufskonzept folgt dem Prinzip der Hilfe zur Selbsthilfe: Die Verkäufer kaufen das Magazin für die Hälfte des Verkaufspreises ein und behalten die andere Hälfte als direkten Verdienst. Dafür erhalten sie einen persönlichen Verkäuferausweis und einen zugewiesenen Verkaufsplatz. Kunden können die Zeitung sowohl bar als auch digital über das Handy bezahlen (Hinz&Pay) – ein Prozess, der bei der Odoo-Einführung eine zentrale Rolle spielte.

Neben dem Magazin betreibt Hinz&Kunzt einen Online-Shop mit Produkten aus kleinen Manufakturen aus der Region, bietet Zimmer zur Miete an und finanziert die Zeitung unter anderem durch Anzeigenverkäufe. Die Hamburger Ausgabestelle dient zugleich als Treffpunkt, an dem es kostenlosen Kaffee und verschiedene Veranstaltungen gibt. Hinter diesen Angeboten stehen rund 25 Mitarbeitende, die mit Odoo arbeiten und unterschiedliche Aufgaben innerhalb der Organisation übernehmen.

Von verteilten Systemen zu gemeinsamen Abläufen

Vor der Einführung von Odoo waren die Arbeitsabläufe auf mehrere Softwaresysteme verteilt. Unter anderem kamen DATEV und TOPIX zum Einsatz. Eine der größten Aufgaben des Projekts bestand darin, Daten aus insgesamt drei Altsystemen nach Odoo zu übertragen und die bestehenden Prozesse dort abzubilden.

Die neue Lösung sollte einfach zu bedienen sein und zu den tatsächlichen Abläufen bei Hinz&Kunzt passen. Gleichzeitig musste die Umstellung innerhalb eines möglichst kurzen Zeitfensters und ohne Datenverlust erfolgen. Gemeinsam mit Intero Technologies wurden deshalb zunächst die bestehenden Prozesse aufgenommen. Zwei zentrale Ansprechpartner bei Hinz&Kunzt begleiteten die Implementierung federführend und brachten die Anforderungen der Organisation ein.

Odoo-Apps als gemeinsame Grundlage

Heute nutzt Hinz&Kunzt die Odoo-Apps Verkauf, Kontakte, Buchhaltung, Point of Sale und Abonnements. Insbesondere in den Bereichen Verkauf und Kontakte waren individuelle Erweiterungen erforderlich. Ergänzend kamen Module der Odoo Community Association (OCA) zum Einsatz. So entstand eine Lösung, die Standardfunktionen mit den besonderen Anforderungen von Hinz&Kunzt verbindet.

Für die Datenmigration stellte Intero Technologies Importvorlagen bereit. Diese halfen dabei, die Informationen aus den bisherigen Systemen für die Übernahme nach Odoo vorzubereiten. In mehreren Testumgebungen wurden die Abläufe anschließend konfiguriert, geprüft und vor dem produktiven Einsatz verbessert.

Verkäuferverwaltung und Ausweisdruck direkt in Odoo

Ein Schwerpunkt der Entwicklung war die Verkäuferverwaltung. Dafür wurde die Kontakte-App so erweitert, dass sie neben Kontaktdaten auch Angaben zu Sprachen, zuständigen Betreuern und der Verkaufstätigkeit erfasst. Dazu zählen etwa Verkäufernummer, Verkaufsstatus sowie Beginn und Ende der Tätigkeit. Auch ein Foto und mögliche Verkaufssperren können hinterlegt werden.

Die jeweiligen Verkaufsplätze werden ebenfalls über die Kontakte-App verwaltet und stehen in Verbindung zu den Verkäufernummern. In einem zusätzlichen Reiter wird die Verkaufsplatz-Historie festgehalten. So ist nachvollziehbar, welche Verkaufsplätze von wem bedient werden oder zur Verfügung stehen.

Für die Erstellung der offiziellen Verkäuferausweise wurde zudem ein Ausweisdrucker direkt an Odoo angebunden. Jeder Ausweis erhält automatisch aus der Verkäufer-App das Foto, die Verkäufernummer sowie einen individuellen QR-Code, der die Verbindung zum digitalen Bezahlen herstellt.

Das Kassensystem wurde so eingerichtet, dass Printprodukte direkt in der Kasse gescannt und einer Verkäufernummer entsprechend zugeordnet werden. So kann nachvollzogen werden, wer welche Zeitung gekauft hat. Der Grund: Vermeidung bzw. Einschränkung der Zeitungsweitergabe an Nichtverkäufer.

Digitale Zahlungen dem richtigen Verkäufer zuordnen

Über den QR-Code werden digital bezahlte Verkäufe dem jeweiligen Verkäufer zugeordnet und in Odoo gespeichert. Das daraus entstehende Guthaben wird über ein Guthabenkonto verwaltet. Die Verkäufer können es sich anschließend vor Ort auszahlen lassen. Verkäuferdaten, digitale Verkaufsvorgänge und Guthabenverwaltung sind damit direkt miteinander verbunden.

Das bestehende Bezahlsystem, welches von der Firma Convive (Convive* Labor für das gute Leben Gesbr) aus Wien speziell für das dort ansässige Straßenmagazin entwickelt wurde,  blieb bei der Odoo-Einführung im Einsatz. Die technische Herausforderung lag vor allem darin, dessen Anbindung an die neue Verwaltung umzusetzen. Dafür mussten die Übergabe der Zahlungsinformationen und die Guthabenübertragung zwischen den Systemen zuverlässig aufeinander abgestimmt werden.

Gemeinsam zum erfolgreichen Live-Gang

Die bisherige Verwaltung der Zahlungsinformationen konnte nicht parallel zur neuen Odoo-Anbindung betrieben werden. Zugleich durfte sie nur kurz unterbrochen werden. Deshalb arbeiteten das Entwicklerteam von Intero Technologies und die zuständigen Entwickler des bestehenden Bezahlsystems bei der Umstellung eng zusammen. Der Wechsel gelang; einzelne Punkte wurden anschließend im laufenden Betrieb nachgebessert.

Zur Vorbereitung auf den produktiven Einsatz wurden die Key User durch Intero Technologies und die beiden zentralen Ansprechpartner bei Hinz&Kunzt geschult. In einer Testumgebung konnten sie sämtliche Prozesse selbst durchspielen und Verbesserungsvorschläge einbringen. Zum Verkaufsstart der August-Ausgabe stand das System nach Abschluss der Tests für den operativen Alltag bereit.

Einfachere Abläufe im Arbeitsalltag

​Die größte Veränderung für Hinz&Kunzt ist die gemeinsame Arbeitsgrundlage: Zentrale Prozesse werden heute innerhalb eines Systems abgebildet. Die Mitarbeitenden müssen dadurch weniger zwischen verschiedenen Programmen wechseln. Zugleich erleichtert die Verknüpfung der Odoo-Apps den Datenaustausch zwischen den einzelnen Bereichen.

Im Alltag zeigt sich der Nutzen unter anderem durch eine Zeitersparnis beim Verkauf der Zeitungen an die Verkäufer. Auch die gemeinsame Pflege und Nutzung von Informationen ist einfacher geworden. Über den Chatter, die Kommentarfunktion in Odoo, und Aktivitäten können Mitarbeitende Informationen und Aufgaben direkt am jeweiligen Vorgang hinterlegen. Das unterstützt die interne Abstimmung und hält wichtige Hinweise dort verfügbar, wo sie gebraucht werden.

Digitalisierung, die zur Organisation passt

​​Das Projekt bei Hinz&Kunzt zeigt, wie sich Odoo an die besonderen Abläufe einer sozialen Organisation anpassen lässt. Standardfunktionen bilden die Grundlage, während individuelle Erweiterungen Verkäuferverwaltung, Ausweisdruck und digitale Guthaben miteinander verbinden. Der konkrete Mehrwert liegt in kürzeren Abläufen und gemeinsam verfügbaren Informationen – und damit in einer einfacheren Organisation der täglichen Arbeit für und mit den Verkäufern.